Representative Office ในไทยเหมาะกับใคร? ทางเลือกก่อนตั้งบริษัทและลงทุนเต็มรูปแบบ

บริษัทต่างชาติหลายแห่งไม่ได้เริ่มต้นธุรกิจในประเทศไทยด้วยการตั้งบริษัทลูกและเปิดขายสินค้าทันที

ก่อนอนุมัติการลงทุน สำนักงานใหญ่อาจต้องใช้เวลาเก็บข้อมูลตลาด หา supplier ตรวจโรงงาน ทดสอบ supply chain ศึกษาพื้นที่ลงทุน หรือส่งคนเข้ามาติดตามลูกค้าและผลิตภัณฑ์ที่ขายผ่าน distributor ในประเทศไทยอยู่แล้ว บางบริษัทใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปีกว่าจะตัดสินใจว่าจะตั้งบริษัทไทย ขอ BOI ขอ Foreign Business License หรือใช้โครงสร้างการลงทุนแบบใด

ระหว่างช่วงดังกล่าว บริษัทอาจจำเป็นต้องมีสำนักงานและพนักงานประจำอยู่ในประเทศไทยแล้ว

Representative Office หรือสำนักงานผู้แทน เป็นหนึ่งในโครงสร้างที่ใช้สำหรับสถานการณ์นี้

สำนักงานผู้แทนทำให้บริษัทต่างประเทศมีหน่วยงานของตนเองในประเทศไทยสำหรับงานสนับสนุนที่กฎหมายกำหนด โดยไม่ต้องตั้งบริษัทลูกขึ้นมาเพื่อประกอบธุรกิจเต็มรูปแบบ แต่ขอบเขตของสำนักงานผู้แทนมีข้อจำกัดชัดเจน โดยเฉพาะเรื่องการขายสินค้า การรับคำสั่งซื้อ และการหารายได้ในประเทศไทย

Representative Office จึงเหมาะกับบริษัทที่ต้องมีคนทำงานและมี presence ในประเทศไทยแล้ว แต่ยังไม่ได้เข้ามาประกอบธุรกิจหารายได้ในประเทศไทย

Representative Office ไม่ใช่บริษัทไทยอีกหนึ่งบริษัท

Representative Office ไม่ใช่บริษัทจำกัดที่ตั้งขึ้นใหม่ตามกฎหมายไทย

ตัวนิติบุคคลยังคงเป็นบริษัทต่างประเทศเดิม ส่วนสำนักงานในประเทศไทยทำหน้าที่เป็นสำนักงานผู้แทนของนิติบุคคลนั้น

หากบริษัทต่างประเทศตั้งบริษัทจำกัดในประเทศไทย บริษัทใหม่นั้นเป็นนิติบุคคลแยกต่างหาก สามารถมีทรัพย์สิน ทำสัญญา จ้างพนักงาน ขายสินค้า ให้บริการ และรับรายได้ภายใต้ขอบเขตที่กฎหมายอนุญาต

Representative Office ไม่มีบทบาทเชิงพาณิชย์ในลักษณะเดียวกัน การดำเนินงานในประเทศไทยถูกจำกัดไว้สำหรับการสนับสนุนสำนักงานใหญ่ตามขอบเขตที่กำหนด

บริษัทต่างชาติตั้ง Representative Office ในไทยเพื่อทำอะไร

รูปแบบที่พบได้บ่อยคือบริษัทต่างประเทศมีธุรกิจหลักอยู่แล้วและประเทศไทยเริ่มมีความสำคัญต่อ supply chain หรือตลาดของบริษัท

ตัวอย่างเช่น บริษัทญี่ปุ่นสั่งผลิตชิ้นส่วนจากโรงงานในประเทศไทยและต้องการวิศวกรของตนเองเข้ามาตรวจสอบคุณภาพสินค้า

บริษัทผู้ผลิตจากยุโรปขายสินค้าผ่าน distributor ในประเทศไทย และต้องการทีม technical support สำหรับให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และส่งข้อมูลปัญหากลับไปยังสำนักงานใหญ่

บริษัทต่างชาติกำลังศึกษาแผนสร้างโรงงานในประเทศไทยและต้องการทีมประจำประเทศเพื่อสำรวจผู้ผลิต วัตถุดิบ แรงงาน logistics พื้นที่นิคมอุตสาหกรรม BOI และต้นทุนดำเนินงาน

บริษัทแม่บางแห่งยังไม่ได้อนุมัติให้ตั้ง operating company ในประเทศไทย แต่ต้องการข้อมูลตลาดจากคนของบริษัทเองมากกว่าการว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกเพียงอย่างเดียว

Representative Office ทำอะไรได้บ้าง

สำนักงานผู้แทนไม่ได้ถูกตั้งขึ้นมาเพื่อเป็นฝ่ายขายในประเทศไทย

หา supplier ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าสามารถซื้อขายแทนสำนักงานใหญ่ได้

สำนักงานผู้แทนสามารถติดต่อโรงงาน ขอข้อมูลสินค้า ตรวจสถานที่ผลิต ประเมิน supplier ตรวจคุณภาพสินค้า และส่งผลการตรวจกลับไปให้สำนักงานใหญ่ใช้ตัดสินใจได้

แต่ถ้าสำนักงานในประเทศไทยเริ่มรับอำนาจเจรจาราคา ตกลงเงื่อนไขทางการค้า ออกคำสั่งซื้อ หรือเข้าทำสัญญาซื้อขายในลักษณะที่ทำให้สำนักงานกลายเป็นผู้ประกอบธุรกิจแทนสำนักงานใหญ่ ลักษณะงานได้เปลี่ยนจาก sourcing support ไปเป็น commercial activity แล้ว

มี distributor ในประเทศไทยอยู่แล้ว ก็ยังตั้ง Representative Office ได้

Distributor เป็นผู้ซื้อสินค้า นำเข้า ขายสินค้า ออก invoice รับเงิน และทำสัญญากับลูกค้า ส่วน Representative Office ของผู้ผลิตทำหน้าที่ให้ข้อมูลผลิตภัณฑ์ อบรมเกี่ยวกับสินค้า ติดตามปัญหาทางเทคนิค หรือส่งข้อมูลตลาดกลับสำนักงานใหญ่

ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อพนักงานของ Representative Office เริ่มทำงานในลักษณะเดียวกับฝ่ายขายของ distributor เช่น ต่อรองราคา ออก quotation รับคำสั่งซื้อ หรือรับรองเงื่อนไขการขายให้ลูกค้า

Representative Office ใช้เป็นฐานศึกษาตลาดก่อนลงทุนได้

ก่อนสำนักงานใหญ่จะอนุมัติงบลงทุน บริษัทต้องรู้ว่าหา supplier ในประเทศได้หรือไม่ โรงงานจะตั้งอยู่จังหวัดใด ค่า logistics เป็นเท่าไร ลูกค้าหลักอยู่ที่ไหน คู่แข่งผลิตในประเทศหรือยัง และโครงการเข้าเงื่อนไขส่งเสริมการลงทุนของ BOI หรือไม่

ยังมีเรื่องโครงสร้างถือหุ้น Foreign Business Act ใบอนุญาตโรงงาน สิ่งแวดล้อม ที่ดิน การจ้างพนักงานต่างชาติ และภาษีตามมาอีกหลายชั้น

ทำไมบางบริษัทไม่ตั้งบริษัทไทยตั้งแต่วันแรก

ต้นทุนการจดบริษัทจำกัดไม่ใช่เหตุผลหลักที่ทำให้บริษัทต่างชาติชะลอการตั้ง operating company สิ่งที่ตามมาหลังบริษัทเริ่มประกอบธุรกิจต่างหากที่ทำให้การตัดสินใจซับซ้อนขึ้น

หากบริษัทที่จะตั้งมีสถานะเป็น “คนต่างด้าว” ตามพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว และกิจการที่จะทำอยู่ในบัญชีธุรกิจที่จำกัดสำหรับคนต่างด้าว บริษัทต้องมีฐานกฎหมายสำหรับประกอบธุรกิจนั้น เช่น Foreign Business License, Foreign Business Certificate, BOI หรือสิทธิตามกฎหมายหรือความตกลงอื่น

Representative Office แยกช่วง “เข้ามาศึกษาและสนับสนุนสำนักงานใหญ่” ออกจากช่วง “เริ่มประกอบธุรกิจในประเทศไทย” ได้ชัดกว่า

Representative Office ก็ต้องมีเงินทุน

สำนักงานผู้แทนของนิติบุคคลต่างประเทศยังอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเรื่องเงินทุนขั้นต่ำตามกฎหมายการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว

สำหรับสำนักงานผู้แทนที่อยู่ภายใต้กรอบปัจจุบัน เงินทุนขั้นต่ำต้องไม่น้อยกว่า 2 ล้านบาท

Representative Office ไม่ต้องขอ Foreign Business License แบบระบบเดิม

หลังการแก้ไขกฎกระทรวงในปี 2560 ธุรกิจบริการในลักษณะสำนักงานผู้แทนตามขอบเขตที่กำหนดถูกนำออกจากกลุ่มที่ต้องยื่นขอ Foreign Business License ตามมาตรา 17

การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวลดขั้นตอนการตั้งสำนักงานผู้แทน แต่ไม่ได้เปลี่ยน Representative Office ให้เป็น operating company

ไม่มีรายได้จากลูกค้า แต่ยังมีบัญชี ภาษี และงานบริษัทที่ต้องทำ

สำนักงานยังมีค่าใช้จ่าย มีพนักงาน มี payroll มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย และมีเอกสารทางบัญชีที่ต้องจัดทำ

เมื่อมีพนักงาน สำนักงานยังต้องดำเนินเรื่องประกันสังคมและ payroll ตามสถานะของบุคลากรแต่ละราย

การมี Representative Office ไม่ได้ทำให้คนต่างชาติมีสิทธิทำงานในไทยทันที

การมี Representative Office ไม่ใช่ใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติ ผู้ที่จะทำงานในประเทศไทยต้องมีสถานะการเข้าเมืองและสิทธิทำงานที่ถูกต้องตามกฎหมาย

Representative Office เริ่มไม่เหมาะเมื่อบริษัทต้องการหารายได้ในประเทศไทย

หากทีมในประเทศไทยต้องเริ่มขายสินค้า รับคำสั่งซื้อ ออก invoice รับค่าบริการ ทำสัญญากับลูกค้า หรือมีฝ่ายขายที่ต่อรองราคาและเงื่อนไขทางการค้า Representative Office ไม่ได้รองรับกิจกรรมดังกล่าว

บริษัทต้องเปลี่ยนไปใช้โครงสร้างที่สามารถประกอบธุรกิจได้ตามกฎหมาย

ตัวอย่าง: บริษัทญี่ปุ่นเข้ามาศึกษาตลาดก่อนตั้งโรงงาน

บริษัทญี่ปุ่นผลิตอุปกรณ์อุตสาหกรรมและขายสินค้าเข้าประเทศไทยผ่าน distributor มาหลายปี สำนักงานใหญ่เริ่มพิจารณาตั้งโรงงานในประเทศไทย แต่คณะกรรมการบริษัทยังไม่ได้อนุมัติเงินลงทุน

ในช่วงแรก บริษัทต้องการทีมในประเทศไทย 4 คน ได้แก่ Country Manager วิศวกรสองคน และเจ้าหน้าที่ sourcing เพื่อหา supplier ตรวจสอบโรงงาน ทดสอบคุณภาพชิ้นส่วน ติดตามข้อมูลตลาด และประสานข้อมูลด้านผลิตภัณฑ์กับ distributor

บริษัทไม่ได้ขายสินค้าจากสำนักงานในประเทศไทย ไม่ออก invoice ไม่รับ order และไม่รับรายได้จากลูกค้าไทย Representative Office รองรับโครงสร้างช่วงนี้ได้ตรงกับกิจกรรมที่บริษัทต้องทำ

หลังจากสำนักงานใหญ่ตัดสินใจลงทุนสร้างโรงงาน บริษัทจึงจัดตั้ง Thai subsidiary ยื่นขอ BOI เช่าพื้นที่โรงงาน จ้างพนักงานฝ่ายผลิต และเริ่มเตรียมระบบนำเข้าเครื่องจักร

ตัวอย่างที่ Representative Office ไม่เหมาะตั้งแต่ต้น

บริษัทต่างประเทศต้องการเข้ามาขาย software ให้ลูกค้าองค์กรในประเทศไทย และต้องการจ้าง salesperson ในกรุงเทพฯ เพื่อเข้าพบลูกค้า เสนอราคา ต่อรอง subscription fee ปิดการขาย และติดตามการชำระเงิน

การให้สำนักงานในประเทศไทยทำหน้าที่เป็นทีมขายอย่างเต็มรูปแบบไม่ตรงกับลักษณะของ Representative Office แม้สำนักงานใหญ่จะเป็นผู้ลงนามในสัญญาขั้นสุดท้ายก็ตาม

ก่อนตั้ง Representative Office บริษัทต้องกำหนดอะไรให้ชัด

ถ้าหน้าที่หลักของทีมไทยคือ sourcing, quality control, product information หรือ market reporting โครงสร้าง Representative Office มีฐานรองรับ

ถ้าหน้าที่หลักคือ sales, revenue generation, commercial contracting หรือการให้บริการแก่ลูกค้า ต้องใช้โครงสร้างสำหรับประกอบธุรกิจ

เมื่อใดถึงเวลาตั้งบริษัทแทน Representative Office

• บริษัทต้องการออก invoice จากประเทศไทย
• บริษัทต้องการรับเงินจากลูกค้าไทย
• ทีมประเทศไทยต้องมีอำนาจเจรจาและปิดการขาย
• บริษัทต้องการทำสัญญาบริการกับลูกค้าเอง
• บริษัทจะมีโรงงานหรือทรัพย์สินสำหรับการประกอบธุรกิจ
• บริษัทต้องการขอ BOI สำหรับโครงการลงทุน
• กิจการที่จะเริ่มทำต้องมี Foreign Business License หรือใบอนุญาตเฉพาะ

Representative Office เหมาะกับใคร

Representative Office เหมาะกับบริษัทต่างชาติที่มีเหตุให้เข้ามาดำเนินงานในประเทศไทยแล้ว แต่ยังอยู่ก่อนช่วง commercial operation เช่น บริษัทที่กำลังหา supplier ส่งทีม quality control มาตรวจผู้ผลิต ขายผ่าน distributor และต้องการทีม technical support ทำ feasibility study ก่อนสร้างโรงงาน หรือติดตามตลาดไทยด้วยทีมของตนเอง

ในทางกลับกัน บริษัทที่รู้ตั้งแต่ต้นว่าจะเข้ามาขายสินค้า ให้บริการ หรือรับรายได้จากตลาดไทย ไม่มีเหตุที่จะใช้ Representative Office แทนโครงสร้างสำหรับประกอบธุรกิจ

สรุป

Representative Office ไม่ใช่บริษัททดลองขาย และไม่ใช่ช่องทางสำหรับหลีกเลี่ยง Foreign Business License

บริษัทต่างชาติสามารถมีสำนักงาน มีทีมงาน หา supplier ตรวจสินค้า ให้ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และติดตามตลาดในประเทศไทยได้ โดยสำนักงานยังทำหน้าที่สนับสนุนสำนักงานใหญ่และไม่เข้ามาหารายได้ในประเทศไทยเอง

เมื่อธุรกิจตัดสินใจเริ่มขาย ให้บริการ ลงทุน หรือทำสัญญาเชิงพาณิชย์ในประเทศไทย โครงสร้างบริษัทและใบอนุญาตต้องเปลี่ยนตามกิจกรรมที่จะทำ

คำถามที่พบบ่อย

Representative Office ในประเทศไทยขายสินค้าได้หรือไม่

ไม่ได้ สำนักงานผู้แทนไม่ใช่หน่วยงานสำหรับขายสินค้า รับคำสั่งซื้อ หรือหารายได้จากลูกค้าในประเทศไทย

Representative Office หา supplier ในประเทศไทยได้หรือไม่

ได้ การหาแหล่งจัดซื้อและตรวจสอบคุณภาพหรือปริมาณสินค้าสำหรับสำนักงานใหญ่เป็นหนึ่งในกิจกรรมของสำนักงานผู้แทน

Representative Office ต้องขอ Foreign Business License หรือไม่

สำนักงานผู้แทนของนิติบุคคลต่างประเทศในธุรกิจการค้าระหว่างประเทศที่ดำเนินกิจกรรมอยู่ภายในขอบเขตที่กฎหมายกำหนดไม่ต้องขอ Foreign Business License ตามระบบปัจจุบัน

Representative Office ต้องมีทุนขั้นต่ำหรือไม่

มี เงินทุนขั้นต่ำตาม Foreign Business Act สำหรับโครงสร้างนี้ต้องไม่น้อยกว่า 2 ล้านบาท

Representative Office มีพนักงานต่างชาติได้หรือไม่

ได้ แต่พนักงานต่างชาติต้องมีสถานะการเข้าเมืองและสิทธิทำงานที่ถูกต้อง

เมื่อใดต้องเปลี่ยนจาก Representative Office ไปเป็นบริษัทที่ประกอบธุรกิจ

เมื่อทีมในประเทศไทยต้องเริ่มขายสินค้า ให้บริการ รับรายได้ ออก invoice ทำสัญญากับลูกค้า หรือดำเนินกิจกรรมเชิงพาณิชย์นอกขอบเขตสำนักงานผู้แทน บริษัทต้องใช้โครงสร้างและใบอนุญาตที่รองรับกิจกรรมนั้น